Privacyverklaring

Soms deel je jouw persoonsgegevens met ons. Bijvoorbeeld jouw adres, zodat een vervoerder een pakket kan bezorgen. We vinden het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die gaan over het gebruiken en bewaren van persoonsgegevens. Wij leggen je graag uit wat we met jouw persoonsgegevens doen en hebben alles voor jou verzameld in deze Parcel Pro privacyverklaring.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou. Of gegevens die ons met jou in verband kunnen brengen. Bijvoorbeeld naam en adres. Je deelt persoonsgegevens met ons in deze situaties:
– Je bent klant bij ons.
– Je hebt contact met ons.
– Je maakt gebruik van een dienst van ons.
– Bezoek je onze website? Dan deel je soms ook persoonsgegevens met ons.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens omdat we je persoonlijke service willen geven. We gebruiken daarvoor informatie die we over jou bewaard hebben. Zo kunnen we je zo goed en zo snel mogelijk helpen als je vragen hebt over een dienst. Met verwerken bedoelen we opslaan, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen, enzovoort.

Wat doen we met jouw persoonsgegevens?

Hieronder lees je welke verschillende dingen we doen met jouw persoonsgegevens.

1. We doen ons werk
We bieden als Parcel Pro een logistiek softwareplatform aan.

2. We laten je weten of een pakket onderweg is
Heb je iets opgestuurd dat een vervoerder bij jou op locatie of bij jouw klant brengt? Dan houden we je op de hoogte. In het verzendsysteem is informatie te vinden over de status van jouw zending. Of je houdt zelf de status in de gaten via track & trace.

3. We zorgen dat de website van Parcel Pro goed werkt
Met jouw persoonsgegevens analyseren we hoe je de website gebruikt. Met de gegevens van al onze klanten zorgen we dat de site zo goed mogelijk werkt.

4. Soms geven jouw gegevens aan autoriteiten
Soms moeten we persoonsgegevens aan autoriteiten geven. Bijvoorbeeld aan de ACM, de politie en opsporingsdiensten. Voordat we dat doen, checken we altijd de bevoegdheden van deze autoriteiten.

5. We verbeteren onze dienstverlening
Door informatie uit persoonsgegevens te analyseren en te combineren, kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Bij het analyseren werken we zoveel mogelijk met anonieme gegevens die we niet kunnen koppelen aan personen. Dit zijn een aantal voorbeelden van dingen die we maken en verbeteren door de analyses:
– We verbeteren pagina’s en formulieren op onze website.
– We lossen oorzaken van klachten op.
– We ontwikkelen nieuwe producten.
– We maken rapportages voor andere organisaties. In deze rapportages komen nooit namen en adressen voor. Want het gaat om informatie over grote groepen gebruikers. Bijvoorbeeld het aantal pakketten dat bezorgd is in een bepaald postcodegebied.

6. We bieden je onze diensten aan
We geven je graag informatie die voor jou interessant is. En wat jij interessant vindt, analyseren we door goed te kijken naar bijvoorbeeld het volgende:
– Wanneer en hoe vaak bezoek je de website?
– Welke pagina’s bekijk je?
– Op welke woorden zoek je?
Als je toestemming geeft, maken we een profiel van je. En we plaatsen cookies op jouw telefoon, tablet of computer.

Ook maken we verschillende groepen van gebruikers die heel erg op elkaar lijken. We noemen dit profilering. Zakelijke klanten hebben bijvoorbeeld interesse in andere producten dan consumenten. Hiermee kunnen we onder andere bepalen welke producten bij je passen of welke vraag je waarschijnlijk heeft aan ons.

Heb je een Parcel Pro-account en heb je toestemming gegeven? Dan maken we een klantprofiel en combineren we de informatie uit jouw profiel met andere informatie die we van je hebben. Bijvoorbeeld hoeveel pakketjes je per jaar verstuurt. We maken dan een klantprofiel. Zo kunnen we de website en onze e-mails nog beter aan je aanpassen. En onze medewerkers kunnen jouw klantprofiel gebruiken om je beter te helpen en te adviseren.

Ook kunnen we met jouw toestemming jouw versleutelde gegevens gebruiken om je op websites buiten Parcel Pro relevante advertenties te vertonen.

7. We voorkomen misbruik
We willen fraude tegengaan en voorkomen. Daarom gebruiken we ook persoonsgegevens als we denken dat iemand misbruik maakt van onze dienst. We bekijken bijvoorbeeld camerabeelden als we vermoeden dat een medewerker fraudeert.

8. We lezen het cv van sollicitanten
Solliciteer je bij ons? Dan stuur je ons jouw cv. Dit cv bewaren we en gebruiken we tijdens een sollicitatiegesprek.

9. We gebruiken persoonsgegevens van onze medewerkers
De persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers gebruiken we om bijvoorbeeld het salaris te betalen. In de wet staat welke persoonsgegevens van medewerkers we mogen of moeten hebben.

10. Betaalsystemen
We maken gebruik van Mollie of Postcode iDEAL om betalingen te ontvangen of rekeningnummer en -houder gegevens te verkrijgen t.b.v. automatische incasso van verzendkosten.

Van wie heeft Parcel Pro persoonsgegevens?

Wij hebben persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect contact met ons heeft of heeft gehad. Een voorbeeld van indirect contact: je bestelt een artikel bij een webwinkel, en een vervoerder bezorgt het pakketje bij je thuis. Je hebt dan niet persoonlijk jouw adres aan ons gegeven, maar wij krijgen het van de webwinkel. We hebben ook persoonsgegevens van contactpersonen, vertegenwoordigers en leveranciers met wie we zakelijk contact hebben.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verwerken:

Logs
Het systeem logt onderstaande gegevens van ieder pagina bezoek door een accounthouder van het verzendsysteem:
– ip adres
– tijdstip
– tijdsduur
– http method
– hostnaam
– poort
– pagina
– responsecode
– requestsize
– responsesize

Benodigde informatie
Van iedere accounthouder wordt informatie opgeslagen in de database van het verzendsysteem benodigd voor authenticatie, verzending, facturatie & betaling:
– Account ID
– E-mailadres
– Password hash
– Debiteurnummer
– Naam
– Contactpersoon
– Postcode
– Nummer
– Straat
– Plaats
– Land
– Kvk nummer
– IBAN
– Rekeninghouder
– Telefoonnummer
– Website
– Btw Nummer

Verzend en supportproces
Tot slot worden gedurende een periode van ten minste 3 maanden persoonsgegevens van de ontvanger opgeslagen welke in het verzend- & supportproces nodig kunnen zijn. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
– Naam
– Contactpersoon
– Postcode
– Huisnummer
– Straat
– Plaats
– Land
– E-mailadres
– Telefoonnummer

Bezoekgegevens
Als je onze website bezoekt verwerken we persoonsgegevens van je. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
– Het IP-adres van jouw computer, mobiel of tablet
– Gegevens over jouw bezoek aan de site zoals: Wanneer heb je welke pagina’s bezocht? Waar heb je naar gezocht? Ben je ingelogd op Parcel Pro?

Over jouw cookie-instellingen
De informatie die we verzamelen door cookies te plaatsen. In onze cookieverklaring leggen we uit welke soorten cookies we gebruiken en waarom, en hoe je de cookie-instellingen kunt wijzigen.

Reacties op Parcel Pro en over Parcel Pro op social media
Stel je op social media een vraag aan Parcel Pro? Of tag je Parcel Pro in jouw bericht op social media? Dan bewaren we dat bericht en jouw accountnaam. Zo kunnen we op jouw bericht reageren. En zo kunnen we informatie delen over Parcel Pro.

Jouw Parcel Pro-account
Als je een Parcel Pro-account hebt, kun je jouw persoonsgegevens gebruiken voor meerdere diensten van Parcel Pro. We houden bij welke diensten je gebruikt en hoe vaak. We slaan daarvoor jouw ID-accountnummer op.

Klantenservice
Je kunt bellen, e-mailen en chatten met onze medewerkers. Als je chat, bewaren we deze chat. Als je e-mailt, bewaren we deze e-mail. En bij bellen maken we aantekeningen die we bewaren. Dat is handig als je nog eens contact met ons opneemt. Soms huren we een andere organisatie in voor de klantenservice. Als we dat doen, dan bewaart deze organisatie jouw gegevens. Maar ze gebruiken de gegevens alleen voor Parcel Pro.

Als je bij Parcel Pro solliciteert
Solliciteer je bij ons? Dan verwerken we alle gegevens die je in jouw cv heb gezet.

Als je werkt bij Parcel Pro
We bewaren een aantal persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers. Wil je weten welke? Neem dan contact op met de HR-afdeling.

Met wie delen we persoonsgegevens?

In principe delen we jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten Parcel Pro. Behalve als dit nodig is om de dienst te leveren die we jou beloven. Bijvoorbeeld als je gebruik maakt van onze verhuisservice. Je geeft dan aan welke bedrijven via ons jouw adreswijziging moeten ontvangen.

En soms zijn we verplicht om persoonsgegevens door te geven. Bijvoorbeeld als we aangifte doen van fraude. De volgende organisaties hebben volgens de wet soms het recht om gegevens op te vragen bij ons:
– De polities
– Justitie
– Toezichthouders: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Autoriteit Consument & Markt (ACM)
– De Belastingdienst

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

In principe bewaren wij jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoelang we jouw gegevens bewaren hangt af van deze zaken:
– Met welk doel bewaren we jouw gegevens?
– Hoelang moeten we van de wet de gegevens bewaren?

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Op de volgende manieren willen zo veilig mogelijk met jouw persoonsgegevens omgaan:

Het logistieke softwareplatform van Parcel Pro is ingericht met een geautomatiseerd proces voor vernieuwing / heruitgifte van SSL certificaten van domeinnamen waaronder het platform benaderbaar is. De versleuteling van persoonsgegevens bij invoer wordt uitgevoerd met een certificaat van https://letsencrypt.org.

We besteden veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. We hebben daar een speciale afdeling voor: cybersecurity. Gaat er iets mis met onze beveiliging, waardoor mensen buiten Parcel Pro de persoonsgegevens kunnen zien of waardoor dit gevaar ontstaat? Dan registreren we dit en handelen we het zorgvuldig af. We melden deze incidenten bij de toezichthouder, en als dat nodig is ook bij jou. Alleen medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Als zij niet meer bij ons werken, geldt deze verklaring nog steeds.

Twee organisaties en een functionaris houden toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken:
– De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming.
– De Autoriteit Consument & Markt (ACM) controleert of wij goed omgaan met zaken als cookies, direct marketing en het bel-me-niet-register.
– De Functionaris voor de Gegevensbescherming controleert of we binnen Parcel Pro goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn taken zijn. De Functionaris voor de Gegevensbescherming rapporteert rechtstreeks aan de directie. Heb je een vraag aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming? Stuur dan een e-mail aan privacy@parcelpro.nl

Wat mag jij doen met de persoonsgegevens die we van jou hebben?

Je mag de volgende dingen doen met de persoonsgegevens die we van je hebben:
– Bekijken
– Aanpassen
– Beperken
– Verwijderen
– Bezwaar maken tegen de verwerking ervan
– Ontvangen op een manier waarop je de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven

Gegevens bekijken en aanpassen in je Parcel Pro-account

Op de volgende manieren kun je jouw gegevens bekijken en aanpassen:

Heb je een Parcel Pro-account?
Dan zie je daar welke gegevens wij van je hebben. Veel gegevens kun je daar meteen aanpassen. Gebruik dit formulier om jouw persoonsgegevens op te vragen of aan te passen. Ook kun je met dit formulier bezwaar maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens.

Heb je geen computer, of wil je geen e-mail sturen?
Stuur ons dan een brief. Doe bij de brief een kopie van jouw identiteitsbewijs, bijvoorbeeld paspoort of rijbewijs. Let op: maak op de kopie jouw BSN-nummer onzichtbaar, schrijf de datum erop en de reden waarom je de kopie naar ons stuurt. Zo voorkom je fraude. Stuur de brief en de kopie naar:

Parcel Pro
Privacy Office
Verzoek persoonsgegevens
Hofhoek 7 III
3176 PD Poortugaal

Je zult per post antwoord krijgen. Zo voorkomen we dat anderen jouw persoonsgegevens zien.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor alle bedrijven en diensten met een Parcel Pro-logo in Nederland en is gemaakt op 24 mei 2018. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heb je vragen over privacy?

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact op met onze klantenservice: ict@parcelpro.nl of onze Functionaris voor de Gegevensbescherming: privacy@parcelpro.nl

Natuurlijk hopen we dat wij jouw privacyvragen goed beantwoorden. Ben je toch niet tevreden met onze reactie? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.